Avis CNC 2011/21 - La conservation des livres et des pièces justificatives
Avis du 5 octobre 2011

L'article  6, alinéa 4, de la loi du 17 juillet 1975 (ci-après : la Loi comptable) dispose, entre autres, que les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans.
Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.    
L’article 8, § 2 de la Loi comptable prévoit que les livres légaux doivent être conservés pendant sept ans à partir du premier janvier de l'année qui suit la clôture de l’exercice en cause.

En cas de liquidation d’une société, la Commission est toutefois d’avis que le délai de conservation des livres et des pièces justificatives peut être réduit à cinq ans. En effet, l’article 195 C.Soc. prévoit que les livres et documents sociaux doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la publication de la clôture de la liquidation. La clôture de la liquidation implique la disparition de la personne morale et de son patrimoine*.
La Loi comptable n’étant applicable qu’aux personnes morales existantes, le délai de conservation de sept ans n’est, à partir de ce moment, plus applicable.    

La Commission tient en outre à souligner que l’article 6, alinéa 4 ainsi que l’article 195 C.Soc. imposent uniquement une obligation minimale en matière du délai de conservation des pièces justificatives. Elle n'enlève rien à la possibilité, pour les entreprises, de développer une politique d'archivage appropriée.    

Il appartient donc à chaque entreprise de décider de conserver les pièces justificatives en question au‐delà du délai légal de conservation, compte tenu de leur importance particulière en cas de litige ou d'autres procédures.     



* L’extinction de la société n’est toutefois pas absolue. L’article 198, § 1er C.Soc. implique que la société continue d’exister pendant cinq ans pour répondre aux actions dirigées contre elle, en la personne de son (ses) liquidateur(s).
Après l’expiration du délai de cinq ans, la société disparaît complètement de telle sorte qu’elle ne peut plus être mise en cause par des tiers (voir Cass. 22 mars 1962, Pas. 1962, I, 807).

posté le 8 décembre 2011