CBN-advies 2011/21 - Bewaring van de boeken en verantwoordingsstukken
Advies van 5 oktober 2011

Artikel 6, vierde lid van de wet van 17 juli 1975 (hierna: de Boekhoudwet) bepaalt onder meer dat de verantwoordingsstukken, in origineel of in afschrift, zeven jaar moeten worden bewaard. Deze termijn wordt op 3 jaar teruggebracht voor de stukken die niet als bewijs jegens derden hoeven te dienen.

Artikel 8, § 2 van de Boekhoudwet bepaalt dat de wettelijke boeken zeven jaar moeten bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.


In geval van vereffening van de vennootschap is de Commissie evenwel van mening dat de bewaringstermijn voor boeken en verantwoordingsstukken op vijf jaar kan worden teruggebracht. Artikel 195 W.Venn. schrijft immers voor dat, vanaf de datum van de bekendmaking van de afsluiting van de vereffening, de boeken en bescheiden nog vijf jaar moeten worden bijgehouden. Door de afsluiting van de vereffening verdwijnen de rechtspersoon en zijn vermogen.*
Aangezien de Boekhoudwet slechts toepasselijk is op bestaande rechtspersonen, geldt de zevenjarige bewaringstermijn vanaf dit ogenblik niet meer.

De Commissie wenst bovendien te benadrukken dat zowel artikel 6, vierde lid als artikel 195 W.Venn. slechts een minimale verplichting oplegt inzake de bewaringsermijn van verantwoordingsstukken. Zij ontslaat de ondernemingen er geenszins van een passende archiveringspolitiek uit te stippelen.

Derhalve komt het iedere onderneming toe te beslissen of de betrokken verantwoordingsstukken ook na afloop van de wettelijke bewaringstermijnen zullen bewaard blijven, gelet op het wezenlijk belang ervan bij rechtsgeschillen of in andere procedures.

Dit advies vervangt het advies 6/1 “Bewaring van de verantwoordingsstukken”.


* Het einde van de vennootschap is echter niet absoluut. Artikel 198, ¤ 1 W.Venn. impliceert dat de vennootschap nog gedurende vijf jaar blijft voortbestaan voor rechtsvorderingen die tegen haar, in de persoon van de vereffenaar(s), worden ingesteld. Na het verstrijken van de termijn van vijf jaar, verdwijnt de vennootschap volledig, zodat zij ook niet meer door derden kan worden aangesproken (zie Cass. 22 maart 1962, Pas. 1962, I, 807).
 

publicatiedatum 8 december 2011